Temel Adımlar aşaması programı uygulamaya karar verdiğiniz araştırma ve ön çalışma aşamasıdır. Hazırlık Aşaması programın başvurulara açılmasından önce yapılan tüm hazırlıkları kapsar. Uygulama Aşaması program başvurularını açtığınız andan program içeriğini tamamlayana kadar süren ana uygulama alanıdır. Değerlendirme Aşaması ise program kapsamında temel adımlardan son uygulama gününe kadar gerçekleştirilen tüm faaliyetleri, ekip performansını, planlardan sapmayı ve başarı ya da başarısızlığı değerlendirerek döngüyü tamamladığınız aşamadır.

👁‍🗨Profesyonel İpucu: Program takviminizi oluştururken, tüm resmi tatilleri, katılımcıların farklı dini ve milli bayramlarını ve pratiklerini de dahil edecek şekilde önemli gün ve saatleri, okul tatil dönemlerini ve girişimcilik ekosisteminde yararlanıcılarınızı ya da paydaşlarınızı etkileyebilecek diğer büyük etkinlikleri hesaba katmayı unutmayın.

Bu aşamaya en az 3 aylık bir süre ayırmanız önerilir. Aşağıda listelenen adımları gerçekleştirdiğinizden emin olun:

• Programın odak alanına yönelik ön araştırmanın yapılması. Odak alanında çalışan diğer kuruluşların program, proje ve faaliyetlerinin araştırılması. Kavramlar, terimler ve genel olarak kullanılacak dil konusunda netlik sağlanması.

• İlgili paydaş, katılımcı ve faydalanıcıların belirlenmesi.

• Programa katılması planlanan çeşitli arka planlardan gelen katılımcılar ile görüşmeler yapılması.

• Programdan faydalanacak kişi veya kurumların etkin bir şekilde katılımını teşvik eden ve ihtiyaçlarını kendilerinin ifade etmelerine izin veren, onlar için en iyisinin ne olduğunu öngörmek yerine kendi ihtiyaçlarını dile getirmelerine olanak tanıyan bir yöntemle belirlenen müdahale alanlarının doğrulamasını gerçekleştirmek.

• Programın etki modeli ve etki yönetim stratejisine kapsayıcılık odağını kaybetmeden karar verilmesi.

• Program tasarımına dair temel kararların verilmesi. Kaç katılımcının yer alacağı bir program olacak, pilot aşaması olacak mı, topluluk ve paydaş yönetim stratejisi nasıl olacak, içerik ve format nasıl olacak vb.

• Yasal düzenlemelerle uyum gerektiren konuların araştırılması.

• Programı finanse edecek kuruluş ya da kuruluşların belirlenmesi.

• Programı yürütecek ekibin ve ekip kapasitesinin planlanması.

• Program takviminin köşe taşlarının belirlenmesi, örneğin duyuruya çıkılma tarihi, programın başlangıç tarihi ve bitiş tarihi, kapanış ya da açılış gibi kalabalık katılım beklenen etkinliklerin planlanması.

👁‍🗨Profesyonel İpucu: Planlanan program ile gerçekleşen program her zaman birbirinden farklı olacağı için takvimde esnekliğe yer bırakmak önemlidir.

👁‍🗨Profesyonel İpucu:Eğer sadece bir program yürütmüyorsanız program takviminizi hazırlarken diğer programların yoğun olacağı dönemleri de göz önünde bulundurun.

Bu aşamaya en az 6 haftalık bir süre ayırmanız önerilir. Bu süre zarfında aşağıda listelenen adımları gerçekleştirdiğinizden emin olun:

• Program başarısı için ekibin takip etmesi gereken performans metriklerinin belirlenmesi.

• Programda kullanılacak içeriklerin, örneğin eğitim materyalleri hazırlanması.

• Program duyurusunda kullanılacak iletişim ve kampanya materyallerinin hazırlanması.

• Potansiyel yararlanıcı ve katılımcıların haritalanmasına devam edilmesi.

• İlgili dijital etkileşim ve iletişim hesaplarının ve mecralarının oluşturulması.

• Program tasarımı ve bileşenlerine dair kararların gözden geçirilmesi.

• Katılım ve seçim kriterlerinin ve yöntemlerinin ve başvuru formlarının oluşturulması.

• Program etkisinin değerlendirilmesi için raporlamanın kapsamına karar verilmesi.

• Program ekibi içerisinde işbölümünün netleştirilmesi.

• Paydaşlara aktarılması gereken bilgi paketlerinin belirlenmesi ve oluşturulması.

👁‍🗨Profesyonel İpucu: Destek programı hazırlık aşaması temel adımlar aşamasında yapılan araştırmanın ve alınan kararların somut bir plan çerçevesinde uygulanmasıdır. Büyük ve önemli kararlar Temel Adımlar aşamasında alınırken, bu aşamada uygulamaya dönük pratik kararlar alınması idealdir.

Bu aşamanın uzunluğu program tipine ve içeriğine bağlı olarak 1 ay ile 18 ay arasında değişebilir.

Uygulama aşaması programın başvuruya açıldığı ya da potansiyel katılımcılarla ilk iletişime geçildiği anda başlar ve program içeriğinin tatbik edildiği son ana kadar sürer. Başvuruların alındığı ilk aşama izcilik ve potansiyel başvuranlara ulaşma, duyuruyu yaygınlaştırma çalışmaları ile daha düşük yoğunluklu geçerken, programın uygulandığı dönem ekip için daha yüksek yoğunlukta olacaktır.

👁‍🗨Profesyonel İpucu: Program başvurularını en az 1 ay süreyle açık tutmak başvuru sayısının yanı sıra ‘kaliteli’ başvuru sayısını da arttırır. Başvuranlara düşünme ve hazırlanma payı bırakmak önemlidir. Başvuru kriterleri karmaşıksa, başvuran tarafından hazırlık ve planlama gerektiriyorsa bu sürenin makul şekilde artırılması önerilir. Birçok iyi örnekte başvurular açıkken katılımcıların soru sorabileceği ve yanıt alabileceği etkinlikler düzenlenir ya da iletişim mecraları kurulur.

• Program duyurularının ve başvuru formlarının yayınlanması.

• Seçim süreçlerinin tamamlanması ve katılımcıların haberdar edilmesi.

• Uygulamaya başlama ve içerik aktarımlarının gerçekleştirilmesi.

• Etki hedefleri için veri (anket, anektod, feedback vb.) ya da gösterge toplama.

• Planlanan paydaş ve topluluk çalışmalarının gerçekleştirilmesi.

• Programın uygulama sürecine dair gelişmelerin belirli aralıklarla kamuoyu ile paylaşılması.

👁‍🗨Profesyonel İpucu: Başvuruları eleme ve katılımcıları seçme sürecinin 1 hafta içerisinde tamamlanması idealdir. Seçim süreci ilerlerken başvurusu olumlu ya da olumsuz bulunanlara yönelik duyuru ya da geribildirim şablonlarının hazırlanması önerilir. Başvuranların programa neden kabul edilmediğini öğrenebilmesi kıymetlidir.

👁‍🗨Profesyonel İpucu: Program uygulama sürecine dair kamuoyu ile açık bilgi paylaşılması programın görünürlüğünü artırarak daha sonraki döngülerde başvuru sayısını, kalitesini ve paydaş işbirliklerini arttırır.

Bu aşamaya en az 6 haftalık bir süre ayırmanız önerilir. Program değerlendirmesi en basit formatta ekip içi yarı yapılandırılmış bir gözlem/izlenim paylaşımı toplantısı şeklinde yapılabilir. Katılımcı memnuniyet anketi, eğitmen ve paydaş anketleri, birebir görüşme ve mülakat çalışmaları ile değerlendirme derinleştirilebilir. Etki yönetimi çerçevesi için ilgili araç setinde yer alan ilgili araca göz atmayı unutmayın.

• Program başarısı ve işleyişine dair ekip içi değerlendirme toplantısı yapılması.

• Değerlendirme anketi ve görüşme çerçevelerinin hazırlanması.

• Veri toplanması ve verinin analiz edilmesi.

• Analiz sonucunda elde edilen verilerin validasyonu amacıyla ekip içi ya da dış uzmanların da katıldığı bir validasyon toplantısı yapılması.

• Yeni döngüde Temel Adımlar Aşamasında gözden geçirilecek stratejileri ya da yapılması gereken ön araştırma çalışmalarını belirleme.

• Bulguların raporlanması ve raporların bir sonraki döngüde programı yürütecek ekibin ve eğer mümkünse herkesin erişebileceği şekilde paylaşılması.

👁‍🗨Profesyonel İpucu: Değerlendirme, performans metriklerinin de gözden geçirilmesini içeren bir süreçtir ancak performans değerlendirmesinden ibaret değildir. Kapsamlı bir değerlendirme aşaması için etki yönetim aracına göz attığınızdan emin olun.